Kundenreferenzen & Fallstudien

rose plastic GmbH

Effizienzkontrolle auf einen Blick

Als Weltmarktführer für Kunststoffspezialverpackungen verfügt rose plastic aus Hergensweiler über ein globales Innovationsnetz. Damit das Wissen um den Arbeitsfortschritt bei Produktentwicklungen allen Beteiligten stets aktuell zur Verfügung steht, werden die Daten nun zentral in Microsoft Project 2002 gespeichert. Dies bürgt für ein systematisches und transparentes Projektmanagement.

Peter Rösler kann seine Firma bald an jedem Ort der Erde steuern. Auch wenn sich der Chef der rose plastic GmbH in Hergensweiler bei Lindau gerade auf Dienstreise oder im Urlaub befindet, hat er mit seinem Laptop alles unter Kontrolle: Dank Microsoft Project Professional 2002 und Web-Access überblickt er die Daten sämtlicher aktuellen Projekte zwischen Asien und Amerika. Ein grünes Ampelsignal bestätigt, dass alles nach Plan läuft. Doch wenn es auf Rot springt, dann ist Gefahr in Verzug, und Peter Rösler hat die Möglichkeit, steuernd einzugreifen.

Weltweites Innovationsnetz

Bei Kunststoffspezialverpackungen für die Industrie ist rose plastic Weltmarktführer und beliefert mehr als 40 Länder mit seinen Produkten. Dazu hat das Unternehmen seine Standorte strategisch um den Globus verteilt: Produziert wird in Deutschland, den USA und ab Mitte 2003 auch in China; in acht weiteren Ländern gibt es Niederlassungen oder Kooperationspartner. "Wir müssen überall präsent sein. Nur so können wir die wachsenden Anforderungen unserer weltweit produzierenden Kunden auch vor Ort erfüllen", unterstreicht der geschäftsführende Gesellschafter Peter Rösler, dessen Vater die Firma 1953 in Berlin gründete.

Tradition und Innovation leben beim Allgäuer Familienbetrieb in Symbiose. Über 2500 Verpackungslösungen bietet rose plastic derzeit an, von der Sortimentsbox für Fräs- und Bohreinsätze bis zu Werbemitteln wie der Trinkflasche im Handylook; ständig kommen neue hinzu. "Bei uns laufen oft mehr als 50 Entwicklungen gleichzeitig", sagt Projektkoordinator Manfred Guggemos. Um dabei nicht den Überblick zu verlieren, stellte rose plastic vor drei Jahren seine Managementstrategie um: Galt bis dato das Feuerwehrprinzip, wonach Mitarbeiter immer das brennendste Problem zuerst lösen, betreibt das Unternehmen jetzt ein systematisches Projektmanagement.

Systematik statt Zufall

Befristete Vorhaben (Projekte) so zu steuern, dass sie den Tagesbetrieb nicht stören - dies ist eine Herausforderung, vor der heute viele Firmen stehen. "Die Gründe für die Entwicklung der Disziplin Projektmanagement waren erhebliche Termin- und Kostenüberschreitungen und die Erkenntnis, dass die Linienorganisation mit komplexen Vorhaben überfordert ist", erklärt Heinz Schelle, Professor für Betriebswirtschaftslehre an der Universität der Bundeswehr in München und Gründer der Gesellschaft für Projektmanagement. Bei konsequenter Anwendung, so sein Erfahrungswert, sinken die Terminverzögerungen um bis zu sechzig Prozent, die Herstellungskosten um mehr als zehn Prozent. "In Zeiten eines dynamischen globalen Wettbewerbs müssen Unternehmen neue Technologien immer schneller beherrschen und zur Marktreife bringen", ergänzt Schelle. Projektmanagement sei daher aus Bereichen wie Informationstechnologie oder Forschung & Entwicklung nicht mehr wegzudenken.

Bei rose plastic ging Projektkoordinator Guggemos im Mai 2000 daran, die Zeit- und Ablaufpläne sämtlicher Vorhaben zu standardisieren. Von Anfang an setzte er dabei auf Microsoft Project als strategisches Hilfsmittel, doch erst seit Dezember 2002 läuft die Software im Echtbetrieb: "Im Dezember 2000 hatten wir die Vorgängerversion in einer Testumgebung installiert, sie besaß aber noch kein integriertes Dokumentenmanagement", berichtet IT-Leiter Reinhold Elsässer. "Mit dem neuen Release 2002 und den Anpassungen durch den Microsoft-Partner Pcubed haben wir unsere Anforderungen dagegen in einem hohen Maße abgebildet."

Mit Project 2002 können sich Mitglieder eines Projektteams jetzt blitzschnell im Intranet über den aktuellen Stand der Dinge informieren. "Häufig verstreichen wertvolle Arbeitstage, bis ein Projektleiter von Planabweichungen erfährt und gegensteuern kann", nennt Professor Schelle ein typisches Problem aus der Praxis. Bei rose plastic dagegen werden komplexe Projekte nun einheitlich verwaltet. Dies bringt im Alltag viele Erleichterungen. So ist bei neuen Planvorgaben kein telefonischer Rundruf mehr erforderlich, weil auf Änderungen automatisch per E-Mail hingewiesen wird. "Ständig musste ich erklären, wie weit ein Projekt ist", klagt Guggemos über das alte Verfahren. "Dank der Web-Access-Technologie von Project 2002 kann jetzt jeder selbst den Statusbericht online abfragen." Das wird vor allem Mitarbeiter in den USA freuen, die wegen der Zeitverschiebung bisher alle Probleme vormittags zwischen acht und zwölf Uhr klären mussten.

Transparente Leistung

Das neue Logistikzentrum von rose plastic in Hergensweiler. Von hier aus beliefert der Weltmarktführer Kunden in mehr als 40 Ländern. Gleichzeitig macht Microsoft Project die Leistungen einzelner Abteilungen messbar und kontrollierbar. "Unsere Projekte werden jetzt viel transparenter. Man kann genau sehen, wer wie weit mit seiner Arbeit ist", freut sich Guggemos. Für seinen Job als Projektkoordinator rechnet er mit einer Zeiteinsparung von zehn Prozent, und auch die Geschäftsleitung profitiert von der Statussicherheit: "Ich kann mich nun ganz auf die strategische Planung und eventuelle Problemfälle konzentrieren", betont Peter Rösler.

In der Version 2002 hat sich Microsoft Project zu einem sehr leistungsfähigen Werkzeug entwickelt. Neben Project Professional 2002 als Desktop-Anwendung verwendet rose plastic die neue Serverplattform Project Server 2002, ohne die das Planungsprogramm eine Insellösung bliebe. Erst sie macht die Anwendungssoftware teamfähig und sichert ein firmenweites Ressourcenmanagement. Alle Projektdaten liegen jetzt auf einer zentralen SQL Server-Datenbank. Überwachungsfunktionen für Kosten oder Zeit erleichtern die Steuerung. Doppelentwicklungen oder Projekte, die nicht in die Unternehmensstrategie passen, kann die Geschäftsleitung sofort erkennen und stoppen. "Durch den Einsatz von Project 2002 lassen sich Probleme frühzeitig ausmachen und konstruktiv lösen", sagt Guido Schumacher, Senior Consultant der Pcubed Program Planning GmbH in Köln, einem Microsoft Enterprise Premier Project Partner, der die Software bei rose plastic eingeführt hat.

Nach der erfolgreichen Implementierung in Deutschland wird Project 2002 im ersten Halbjahr 2003 auch in den Niederlassungen in Frankreich und den USA eingeführt. Dann sind verteilte Projekte wirklich standortübergreifend nachvollziehbar. "Project 2002 hilft dabei, eine strukturierte Arbeitsweise im ganzen Unternehmen durchzusetzen. Die Beratung durch Pcubed hat uns bei der Umsetzung dieser Strategie sehr geholfen", sagt Manfred Guggemos. Dazu müssen natürlich alle Beteiligten ihre Daten laufend aktualisieren. Spätestens bis Freitagmittag sollen Projektmitarbeiter den Stand ihrer Arbeit melden und handschriftliche Notizen gegebenenfalls ins System übertragen.

Damit dringend benötigte Informationen allen Kollegen ohne Umwege zur Verfügung stehen, wurde außerdem der Microsoft SharePoint Portal Server 2000 installiert. Diese Web-basierte Portallösung ermöglicht eine unstrukturierte Suche nach Office-Dokumenten, E-Mails oder PDF-Dateien. Einer modernen Internetsuchmaschine vergleichbar durchstöbert SharePoint Portal Server riesige Datenmengen und findet in Sekundenschnelle die gesuchten Dokumente - egal unter welchem Projektnamen sie laufen. "Wir wollen unser komplettes Wissen, das bisher auf Festplatten, Hängeregister, Ablagen und Notizzettel verteilt war, allen Mitarbeitern zugänglich machen. Unser Systemhaus Adlon aus Ravensburg unterstützt uns bei der Entwicklung und Umsetzung dieser Lösung hervorragend", meint dazu IT-Leiter Reinhold Elsässer.

Lernende Fabrik

Ein Ansatz, der zur Strategie des permanenten Verbesserungsprozesses passt, für die rose plastic mit dem "Best Factory Award" des Jahres 1999 und als "Arbeitgeber des Jahres 2003" ausgezeichnet wurde. Mit dem Erreichten wollte sich Firmenchef Rösler aber schon damals nicht zufrieden geben - und kündigte an: "Wir werden noch viele Schritte hin zur "lernenden Fabrik" unternehmen." Mit Microsoft Project hat er einen weiteren getan.

rose plastic GmbH

1953 in Berlin gegründet, ist die rose plastic GmbH aus Hergensweiler bei Lindau am Bodensee heute führender Anbieter von Kunststoffspezialverpackungen für die Industrie. Die Allgäuer halten einen Weltmarktanteil von rund 80 Prozent und exportieren ihre Produkte in über 40 Länder. Das Sortiment besteht aus über 2500 verschiedenen Verpackungslösungen (zum Beispiel Boxen oder Hülsen). Im Jahr 2001 erwirtschaftete das Unternehmen mit weltweit 348 Mitarbeitern einen Umsatz von 36 Millionen Euro. Für sein vorbildliches Management wurde es mit dem "Best Factory Award", dem Titel "Bayern Best 50" sowie als "Arbeitgeber des Jahres 2003" ausgezeichnet.

Die Lösung wurde realisiert bei:
rose plastic GmbH
Rupolzer Straße 53
88138 Hergensweiler
URL: http://www.rose-plastic.com
E-Mail: mscasestudy@rose-plastic.com
Reinhold Elsässer
Tel.: 08388 9200-0
Fax: 08388 1024

Der Partner:
Pcubed Program Planning GmbH
Richard-Wagner-Straße 39
50674 Köln
URL: http://www.pcubed.de
E-Mail: guido.schumacher@pcubed.com

Guido Schumacher
Tel.: 0221 2722-9970
Fax: 0221 2722-9979

Produkte:

• Windows 2000 Server
• Windows 2000 Professional
• Office XP Professional
• SQL Server 2000
• Exchange 2000 Server
• Project Server 2002
• Project Professional 2002
• SharePoint Portal Server

Microsoft Magazin 03/2002, S. 22-24

Alles genau nach Plan

Projekte sind befristete Vorhaben von oft hoher Komplexität. Sie fallen aus den Routineabläufen eines Unternehmens heraus und verlangen deshalb eine sorgfältige Organisation. Mit Microsoft Project 2002 lassen sich auch Großvorhaben transparent planen, wie der Aluprofilhersteller Wicona beweist.

Das Just-in-time-Konzept hat sich in den letzten Jahren durchgesetzt. Es bedeutet: zeitgenaue Lieferung bei weit gehendem Verzicht auf Vorratshaltung. So sparen Unternehmen Kosten für Lager und Personal, sind aber darauf angewiesen, dass die Lkws ihrer Lieferanten jederzeit pünktlich vor dem Werktor stehen. Ein mittlerer Stau kann den gesamten Produktionsprozess aus dem Rhythmus bringen.

Auf dem Bau, wo Dutzende von Subauftragnehmern miteinander verzahnt arbeiten, war Pünktlichkeit schon immer ein unerlässlicher Wettbewerbsfaktor: Die Ulmer Firma Wicona Bausysteme GmbH zum Beispiel vertreibt Aluminiumprofilsysteme für Fenster, Türen, Fassaden und Wintergärten. Sie beliefert auch Kunden, die hochwertige Gebäude für Banken und Versicherungen bauen. "Da können schon wenige Tage Verspätung sehr hohe Konventionalstrafen nach sich ziehen", sagt Geschäftsführer Walter Lonsinger.

Bei Wicona schützen vor Verzögerungen ein intelligentes Projektmanagement - und eine kluge Software: Mit Microsoft Project 2002 kennen alle Beteiligten stets den aktuellen Stand der Fertigung. Mehr noch: Auch Kunden und Lieferanten sind in das Planungsprogramm eingebunden.

Seit Wicona seine Vorhaben mit Project 2002 organisiert, laufen Projekte deutlich reibungsloser - sowohl bei dem Ulmer Hersteller als auch bei seinen Kunden. Früher wurde allein bei der Auftragsannahme rund ein Drittel der Zeit verschwendet, vor allem für die Koordination zwischen den Abteilungen, weil die Projekte nicht transparent waren. "Die meiste Zeit ging durch Nachfragen im eigenen Haus verloren", berichtet Wicona- Vertriebsleiter Arndt Brinkmann.

Rund 100 Projekte stehen jeden Monat bei Wicona an. "Da ist es extrem wichtig zu wissen, ob jemand noch Ressourcen frei hat", stellt der Finanzchef des Unternehmens, Guido Hawkridge, fest. Dank Project 2002 liegen jetzt alle Vorhaben auf einer zentralen Datenbank. So behält die Geschäftsführung den Überblick und kann nicht voll ausgelastetes Personal gezielt einsetzen. Mit solch einer konsistenten Planung arbeiten derzeit allerdings nur wenige Firmen: Die Marktforscher der Standish Group untersuchten 8380 Projekte bei 365 US-Betrieben. Deprimierende Erkenntnis: Etwa 94 Prozent der Projekte mussten mehrmals angeschoben werden. Nur 16 Prozent wurden im geplanten Zeit- und Kostenrahmen abgeschlossen. Durchschnittliche Budgetüberschreitung: 189 Prozent.

"Nach meiner persönlichen Erfahrung aus vielen Seminaren ist Projektmanagement in den meisten Firmen noch sehr schwach ausgeprägt", sagt Heinz Schelle, BWL-Professor an der Bundeswehruniversität in München und Gründer der Gesellschaft für Projektmanagement.

Dass sich die Militärhochschule intensiv mit Projektmanagement auseinander setzt, hat seinen guten Grund: Denn die Anfänge dieser Disziplin liegen im Zweiten Weltkrieg. Damals musste die US-Armee neue Planungsmethoden für logistische Riesenaufgaben wie die Landung in der Normandie entwickeln. An ihr waren allein auf alliierter Seite über 150 000 Soldaten sowie 5300 Boote und Fahrzeuge beteiligt. Heinz Schelle listet die Gründe für die Entwicklung der Disziplin auf: "Es waren erhebliche Kosten- und Terminüberschreitungen bei militärischen Entwickungsprojekten und die Erkenntnis, dass die überkommene Linienorganisation mit komplexen Vorhaben überfordert ist." Bei der ersten Mondlandung brachte die NASA schließlich das ganze Instrumentarium der neuen Methode erfolgreich zum Einsatz.

Komplexes Projektmanagement war schon damals ohne Computereinsatz nicht denkbar - und ist es heute erst recht nicht. Doch nur wenige Softwarehersteller verfügen über Planungsprogramme, die sich individuell an Unternehmensbedürfnisse anpas- sen lassen. Microsoft bietet sein Programm in drei Versionen an: Project Standard 2002 und Project Professional 2002 als Anwendungen für den Desktop sowie den Project Server 2002 als zentrale Stelle für alle Projektdaten. Erst die serverbasierte Plattform macht das Programm teamfähig und stellt ein firmenweites Ressourcenmanagement sicher.

Mit dem Sprung zum Project Server 2002 hat sich das Projektplanungsprogramm von einer Insellösung, die lediglich auf einzelnen PCs installiert ist, zu einer leistungsfähigen Software für Enterprise-Project-Management (EPM) entwickelt, die auf dem Internet basiert. Durch solche breit angelegten EPM-Lösungen, prognostiziert eine Studie von Gartner, dürften sich in Zukunft die Kosten durch Projektfehler halbieren.

Mit Project Web Access - dem Browserbasierten Zugriff auf die Informationsplattform des Project 2002 Servers - können sich alle Teilnehmer eines Projektes in Echtzeit über den Stand des Vorhabens informieren. Relevante Informationen rufen sie einfach über Internet ab. Die typische Anwenderzahl einer großen Project-Installation in voller Ausbaustufe dürfte zwischen 150 und 1000 Nutzern liegen. Ein Projekt mit so vielen Mitarbeitern lässt sich auf andere Weise, durch Besprechungen oder Rundmails, nur schwer koordinieren. Gleichzeitig gewährt Project 2002 auch der obersten Managementebene Transparenz und macht die Leistungen der einzelnen Abteilungen messbar. Projektleiter und Geschäftsführer können über Project Web Access alle Änderungen an einem Vorhaben einsehen. Automatisierte E-Mails halten die Beteiligten auf dem neuesten Stand - auch die Geschäftsführung, wenn sie es wünscht. Der Leiter legt fest, welche Art von E-Mail-Nachrichten und -Erinnerungen verschickt werden, wer sie bekommt und wie oft. Veränderungen des Plans müssen nicht mehr telefonisch mitgeteilt werden.

Der Kunststofffabrikant Rose Plastics aus Hergensweiler/Bodensee setzt Project 2002 sogar interkontinental ein. Der mittelständische Betrieb hat Niederlassungen in Großbritannien, Frankreich, den USA und bald in China. Mit einem Marktanteil von 80 Prozent ist er Weltmarktführer bei Kunststoffspezialverpackungen für die Industrie. Seine Vorhaben koordiniert Rose Plastics seit kurzem mit Project 2002. "Die Funktionalitäten bilden unsere Anforderungen fast 100-prozentig ab", lobt IT-Leiter Reinhold Elsässer.

Projektmanagement bringt Transparenz ins Unternehmen. Bei Wicona Bausysteme geht das so weit, dass das Unternehmen seine Aluminiumverarbeiter an das interne Pro- jektmanagementsystem anschließt - und damit eine elektronische Lieferkette zwischen Hersteller, Vertrieb und Verarbeiter bildet.

"Viele unserer Kunden arbeiten bereits mit Microsoft Project", berichtet Wicona-Vertriebschef Brinkmann. "Daher verbinden wir unsere Programme mit denen der Kunden, um unsere Termine besser aufeinander abstimmen zu können." Der Partner kann auf diese Weise sehen, ob bei Wicona alle ihn betreffenden Vorhaben im Zeitrahmen liegen - und notfalls frühzeitig gegensteuern.

> MARKUS GÖBEL

"Projektmanagement ist in den meisten Firmen noch sehr schwach ausgeprägt."
Heinz Schelle, BWL-Professor, Bundeswehruniversität München

KOMPAKT: GESCHÄFTSNUTZEN

Diese wirtschaftlichen Vorteile bringt der Einsatz von Microsoft Project 2002:

Unternehmensweite Standardisierung: Berichte und Analysen werden in allen Bereichen, welche die Software einsetzen, vereinheitlicht.

Teamzusammenarbeit: Mit Microsoft Project WebAccess kann das ganze Team per Webbrowser Einblick in den Projektstand nehmen.

Ressourcenmanagement: Die Geschäftsleitung ist immer über die Verfügbarkeit von Ressourcen und Personal sowie die Kosten informiert.

Zentralisierung: Alle projektrelevanten Details sind in einer zentralen Datenbank gespeichert.

Einfacher Einstieg: Der "Projektberater" ist ein einfaches interaktives Werkzeug, das Projektleiter und Mitarbeiter in ihrer Tätigkeit unterstützt.

Erweiterte Integration: Project 2002 arbeitet mit anderen Microsoft Programmen wie Excel und Outlook zusammen.

KOMPAKT: FUNKTIONEN

Microsoft Project 2002 bietet zahlreiche interessante Funktionalitäten, um die Abwicklung von Projekten zu erleichtern:

Enterprise-Resource-Management: Alle Projektressourcen einer Firma werden in einer Datenbank verwaltet, auf die alle Projektleiter zugreifen können. Die Mitarbeiter werden in diesem Ressourcenpool nach verschiedenen Kriterien wie Abteilung oder Standort erfasst.

Enterprise-Portfolio-Management: Sämtliche Projekte liegen mit aktuellem Status auf einer zentralen Datenbank. Zeit- und Kostenüberschreitungen können eingesehen werden.

Portfolio-Analysierer: Mit dieser Auswertungsund Berichtsfunktion lassen sich Ressourceneinsatz und Kosten grafisch darstellen.

Portfolio-Modellierer: Damit können so genannte Was-wäre-wenn-Analysen (Planspiele) durchgeführt werden, um den Ressourceneinsatz über mehrere Projekte zu optimieren.

Project Information Elements: Diese Dokumentenmanagementfunktion und Problemdatenbank fördert die Projektkommunikation.

Rollenbasierte Anpassung: Damit lässt sich der Systemzugriff dem Informationsbedürfnis der Nutzer anpassen.

Interaktiver Projektberater: Mit diesem einfach zu bedienenden, interaktiven Werkzeug, wird ein strukturierter Projektplan aufgestellt.

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Internet: Mehr über effizientes Projektmanagement mit Project 2002 erfahren Sie im Internet. Besuchen Sie auch unseren Online-Showroom, und lassen Sie sich dort die vielen Funktionalitäten dieses Programms demonstrieren. Rufen Sie einfach diese Seite auf:

www.microsoft.com/germany/business/magazin/management